Jedná za firmu, ale jednatel to není… Prokurista v s.r.o.: co smí, nesmí a jak ho jmenovat.

Chcete ve firmě někoho, kdo může samostatně podepisovat smlouvy, zastupovat vás při kontrolách nebo jednat s bankou – ale nechcete mu dávat roli jednatele? Pak vás bude zajímat, jak funguje prokura. V článku se dozvíte, kdo může být prokuristou, co přesně smí (a nesmí), jakou má odpovědnost a jak jeho oprávnění správně nastavit, včetně zápisu do obchodního rejstříku.

CO JE PROKURA?

Prokura je zvláštní případ plné moci. Zmocnění, kterým podnikatel zmocňuje konkrétního člověka – prokuristu – aby zastupoval s.r.o. ve všech záležitostech týkajících se provozu obchodního závodu (podniku) nebo pobočky. S.r.o. může mít veškeré své podnikání realizované v rámci jediného obchodního závodu, může mít obchodních závodů i víc.

Příklad: S.r.o. provozuje e-shop s oblečením (jeden obchodní závod) a současně poskytuje účetní služby (druhý závod). 

Podstatné je, že prokurista je zmocněnec, zástupce s.r.o. Zatím stačí, když si budete pamatovat, že prokurista není statutární orgán, není ani volený člen statutárního orgánu.

Prokuru jako plnou moc najdete v občanském zákoníku (§ 450 a následující). V zákoně o obchodních korporacích k ní aktuálně je u s.r.o. pouze zmínka týkající se schvalování udělení a odvolání prokury.

Tím, že jde o (smluvní) plnou moc, je nezbytné, aby zmocnění prokurista přijal. Jinak prokura vzniknout nemůže.

MŮŽE MÍT KAŽDÉ S.R.O. PROKURISTU?

Ano, pro s.r.o. neplatí žádné omezení. Prokuru může udělit každý podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku. A tuhle podmínku splňuje každé s.r.o.

KDO MŮŽE BÝT PROKURISTOU?

• Jakákoli svéprávná fyzická osoba. V praxi tedy převážně člověk, kterému je alespoň 18 let a není zbaven svéprávnosti (nebo omezen tak, že by to vylučovalo zastupování s.r.o.).

• Prokurista nemusí splňovat žádnou podmínku bezúhonnosti. Což je zásadní rozdíl oproti jednateli.

Prokuristou nikdy nemůže být právnická osoba.

I když může být prokuristou skoro kdokoli, výběr rozhodně nepodceňte. Prokurista by měl být člověk, ke kterému jednatel (i společníci s.r.o.) mají důvěru. Člověk, který zná provoz s.r.o., resp. závodu nebo pobočky, kterou bude zastupovat a má dostatečné znalosti i schopnosti na to, aby byl schopný kvalitního zastupování.

Možná vás teď napadají další otázky:

• Může být prokuristou jednatel? – NE, nemůže.
• Může být prokuristou zaměstnanec s.r.o.? – ANO, může. V praxi to je častá a rozumná varianta. Dost často to je ředitel pobočky nebo někdo z vedoucích pracovníků nebo manažerů. Zkrátka člověk, který i tak s.r.o. v souvislosti s podnikáním hodně zastupuje, podepisuje smlouvy, nabírá zaměstnance. Prokura výrazně zjednoduší prokazování jeho oprávnění. Odpadá pak dohadování, jestli má to správné pověření nebo správnou plnou moc.

CO VŠE PROKURISTA MŮŽE?

Přímo ze zákona může činit veškerá právní jednání vztahující se k provozu obchodního závodu. Pokud by měl udělenou prokuru jen pro část závodu nebo pro konkrétní pobočku (používá se pro ně označení „filiální prokura“), tak může činit veškerá právní jednání vztahující se k dané části závodu nebo pobočce.

V souvislosti s provozem závodu, jeho části nebo za pobočky může:

• obchodní smlouvy – může je uzavírat, měnit, končit (výpovědí, dohodou, odstoupením), tj. kupní smlouvy (kromě nemovitostí, viz dále), smlouvy o úvěru, leasingu, smlouvy o dílo, licenční smlouvy a řadu dalších smluv
• pracovněprávní záležitosti – může je uzavírat, měnit, končit pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti
• zastupovat při jednáních s finančním úřadem, zdravotní pojišťovnou, správou sociálního zabezpečení, Českou obchodní inspekcí, úřadem práce, živnostenským úřadem a dalšími kontrolními orgány, před soudy – zákon výslovně říká, že je zmocněn i k právním jednáním, pro která se vyžaduje zvláštní plná moc (což je typické pro zastupování ve správním řízení nebo řízení v daňových záležitostech).

Vždy musí jít o záležitosti týkající se provozu (podnikání) závodu, jeho části nebo pobočky, ke kterým se prokura vztahuje.

Jak je to s nemovitostmi?

Nesmí je zcizovat (prodávat, kupovat, darovat) ani zatěžovat (zřídit zástavní právo, věcné břemeno, předkupní právo apod.), pokud k tomu nemá v prokuře výslovně zmocnění. Pokud toto oprávnění má, zapisuje se i do obchodního rejstříku.

CO PROKURISTA NESMÍ:

• zastupovat v záležitostech, které se netýkají provozu závodu, jeho části nebo pobočky – sem patří i činnosti týkající se „statusových“ záležitostí s.r.o., které smí zajišťovat pouze jednatel (typicky svolání valné hromady s.r.o.),
• udělit prokuru jiné osobě,
• zcizovat a zatěžovat nemovitosti, pokud to nemá výslovně v prokuře uvedené,
• uzavřít smlouvu o zcizení nebo zatížení závodu, jeho části nebo pobočky.

JAK PROKURISTA ZA S.R.O. JEDNÁ A JAK SE PODEPISUJE?

Má-li s.r.o. jediného prokuristu, jedná za s.r.o. vždy samostatně. Pokud je více prokur, tak záleží na tom, jestli jsou např. každá pro jinou pobočku anebo jsou všechny pro tentýž závod. Má-li jednat více prokuristů společně, stanovte pravidla jasně přímo v udělení prokury a takto i nechte zapsat do obchodního rejstříku.

To, že prokurista jedná samostatně, znamená, že jedná i bez jednatele. Tj. prokurista jedná sám, jednatel jedná sám. Byť se jejich kompetence budou hodně překrývat. Nelze jednání prokuristy podmínit tím, že musí jednat společně s jednatelem nebo na základě nějakého jeho předchozího souhlasu. Stejně tak ani nelze jednání jednatele podmínit společným jednáním s prokuristou. Jsou to zkrátka dvě zcela odlišné věci.

Prokurista při podepisování uvede firmu (název) s.r.o. a označení, že jde o prokuru. Jednoduše může tedy k podpisu přidat „prokurista“, „prokuristka“, „in procuram“ apod.

TIP: Pozor na to, pokud je prokurista současně například personálním ředitelem a bude chtít podepsat za s.r.o. třeba úvěrovou smlouvu, je nutné uvést označení prokury. Aby bylo jasné, že jedná jako prokurista a ne jako personální ředitel (který by uzavírání smlouvy o úvěru ve své kompetenci zřejmě neměl).

MUSÍ MÍT PROKURISTA SE S.R.O. UZAVŘENOU PÍSEMNOU SMLOUVU?

Nemusí. Prokura může být dohodnutá i ústně. Písemné musí být jen udělení prokury.

Smlouva o příkazu:

Pokud byste písemnou smlouvu uzavřít chtěli, je to samozřejmě možné. Za s.r.o. ji bude uzavírat a podepisovat jednatel. Smlouvu můžete pojmenovat podle svého uvážení, ale řídit se podpůrně bude ustanoveními občanského zákoníku o příkazu (§ 2430 a následující). Typově jde o příkazní smlouvu. Takže i když vůbec žádnou smlouvu neuzavřete, pamatujte, že se vztah řídí zákonnými pravidly pro příkazní smlouvu.

Může mít prokurista pracovní smlouvu se s.r.o.?

Ano, prokurista může být současně i zaměstnanec s.r.o. V takovém případě bude mít pracovní smlouvu, ale nebude v ní jako pozice uváděn prokurista. Na „pozici“ prokuristy pracovní smlouvu uzavřít nelze, nejde o pracovněprávní vztah. Prokurista je zmocněnec, ne zaměstnanec.

TIP: Pozor, pokud by prokurista porušil své povinnosti prokuristy a současně byl i zaměstnancem, tak toto porušení nemůžete uplatnit jako důvod výpovědi nebo okamžitého zrušení pracovního poměru (nebo jiného pracovněprávního vztahu). Ale naopak, pokud poruší své povinnosti zaměstnance, může se s.r.o., resp. jednatel rozhodnout prokuru odvolat.

Musí dostávat prokurista odměnu?

NE, nemusí. Pokud by ji dostávat měl, doporučuji to sjednat v písemné smlouvě.

JAK JE TO S ODPOVĚDNOSTÍ PROKURISTY A SE ZÁKAZEM KONKURENCE?

Ještě před pár lety platila pro prokuristu ohledně odpovědnosti a zákazu konkurence stejná pravidla jako pro jednatele. Po jedné z novel zákona o obchodních korporacích byl odkaz pro prokuristu vypuštěn. Odpovědnost prokuristy se tak řídí podle občanského zákoníku. A nepoužijí se pravidla zákazu konkurence a střetu zájmů dle zákona o obchodních korporacích.

Prokurista odpovídá za to, že jedná s péčí řádného hospodáře. V mezích stanovených pro tento pojem v občanském zákoníku (pro jednatele platí přísnější pravidla zákona o obchodních korporacích).

Co to znamená jednat s péčí řádného hospodáře?

• jednat loajálně k s.r.o. (= upřednostnit zájmy s.r.o. před vlastními, pokud by mohlo dojít ke konfliktu),
• jednat s potřebnými znalostmi a pečlivostí (což znamená i to, že pokud by budoucí prokurista věděl, že takové znalosti nemá, tak by neměl prokuru přijímat).

TIP: Mít potřebné znalosti neznamená nutně vše vědět. Stačí zajistit pomoc od osoby, která takové znalosti má. Příkladem může být to, že si složitější kupní smlouvu nechá prokurista posoudit právníkem (interním právníkem s.r.o. nebo advokátem).

KDO UDĚLUJE PROKURU A JAK NA TO PRAKTICKY?

Pro správnou odpověď na tuto otázku musíme nakouknout do společenské smlouvy s.r.o. Kdybyste ji neměli při ruce, stačí kouknout do sbírky listin obchodního rejstříku. Resp. určitě tam bude společenská smlouva sepsaná při založení s.r.o. Pokud jste ji poté měnili, tak byl jednatel povinen zaslat do sbírky úplné znění po provedených změnách (což ne vždy splněno je).

Varianta 1 – ve společenské smlouvě nic o prokuře není

• V tomto případě uděluje (i odvolává) prokuru jednatel společnosti (pokud je jednatelů více a jednají společně, tak udělují a odvolávají společně). Prokuru uděluje písemně, podpis není potřeba ověřovat.
• Současně je potřeba, aby souhlas s udělením/odvoláním prokury udělila i valná hromada nebo jediný společník. K tomu není potřeba notářský zápis. Takže pro obchodní rejstřík stačí zápis z valné hromady, kde je obyčejný (neověřený) podpis předsedy valné hromady a zapisovatele. Pokud nemáte ve společenské smlouvě uvedeno jiné pravidlo, pak pro souhlas valné hromady bude stačit prostá většina hlasů přítomných společníků. Má-li s.r.o. jediného společníka, souhlas je jednoduchý dokument s obyčejným podpisem jediného společníka.
• Posledním nutným dokumentem je prohlášení prokuristy, že souhlasí s tím, aby byl prokuristou a že souhlasí se zápisem své osoby jako prokuristy do obchodního rejstříku. Na prohlášení je nutný ověřený podpis prokuristy.

Varianta 2 – ve společenské smlouvě je řešeno udělování a odvolávání prokury

• V tomto případě se udělování a odvolávání prokury řídí společenskou smlouvou. Ta může kompetenci například plně nechat pouze na jednateli a nepožadovat schválení valnou hromadou nebo jediným společníkem. Někdy je ve společenské smlouvě uvedeno totéž, co v zákoně a pak plně platí, co jsem uvedla pro variantu 1.
• I v těchto případech je nutným dokumentem prohlášení prokuristy, že souhlasí s tím, aby byl prokuristou a že souhlasí se zápisem své osoby jako prokuristy do obchodního rejstříku. Na prohlášení je nutný ověřený podpis prokuristy.

KDY PROKURISTOVI VZNIKNE OPRÁVNĚNÍ JEDNAT ZA SPOLEČNOST?

Oprávnění vzniká již udělením prokury (připomínám, že toto musí být písemné). Prokuru je sice nutné zapsat do obchodního rejstříku, ale oprávnění vzniká už předtím, ne až zápisem do rejstříku.

Jakmile je prokura do obchodního rejstříku zapsaná, je to jednodušší v tom, že už ji prokurista nemusí třetím osobám nijak dokazovat. Pokud by jednal za s.r.o. v době, kdy sice prokura už písemně udělená je, ale není ještě zapsaná do rejstříku, prokazuje oprávnění udělením prokury. V praxi to ale třetí osoby stejně „uznají“ až když je zapsáno v obchodním rejstříku.

Je prokura vhodným nástrojem právě pro vaše s.r.o.?

Jak jste viděli, prokurista může být v praxi velmi užitečný – především tam, kde potřebujete rozšířit možnosti jednání navenek, ale zároveň si chcete zachovat pevnou kontrolu nad řízením firmy. Nejde ale o řešení, které by se hodilo všem.

Abych vám pomohla rozhodnout, připravila jsem krátký test, díky kterému si můžete sami ujasnit, zda je právě prokura to, co vaše s.r.o. potřebuje. Najdete ho hned pod článkem.

VZOROVÉ DOKUMENTY

Pokud se prokuru rozhodnete zavést, můžete použít vzorové dokumenty z bonusové sekce k článku (přístup je zdarma a postupně tam najdete i další materiály pro s.r.o.).

SEMINÁŘE PRO S.R.O. V PRAZE (KVĚTEN, ČERVEN)

Pokud byste prokuru nebo jiné nastavení v s.r.o. raději probrali osobně, těším se na vás na některém ze seminářů, které pod hlavičkou Právní design s.r.o. pořádáme – jsou pro maximálně 20 účastníků, takže péče téměř individuální. Nabídku najdete tady.

TEST

Potřebujete prokuristu? Zjistěte to v 5 otázkách.

Odpovězte si ANO nebo NE na každou z následujících otázek. Nehledejte „správné“ odpovědi – jde o vaše potřeby a fungování vaší firmy.

1. Potřebujete, aby někdo jednal jménem vaší firmy i bez vaší přítomnosti?

(Např. s klienty, bankou, úřady.)

2. Nechcete (nebo nemůžete) rozšiřovat počet jednatelů?

(Nebo se vám to z právních či praktických důvodů nehodí.)

3. Máte člověka, kterému důvěřujete a který už dnes firmu často zastupuje?

(Např. manažer, vedoucí pobočky, provozní ředitel.)

4. Chcete, aby jeho oprávnění bylo oficiálně zapsáno v obchodním rejstříku?

(Aby nemusel pokaždé předkládat plnou moc.)

5. Jste ochotni jasně nastavit rozsah jeho pravomocí a případnou odpovědnost?

(Např. i smluvně, interně nebo zápisem do rejstříku.)

VYHODNOCENÍ TESTU:

• 4–5 odpovědí ANO:
  Prokura pro vás může být velmi praktické řešení. Umožní vám delegovat pravomoci bez nutnosti měnit statutární strukturu firmy.
  → Teď už jen vybrat vhodného prokuristu.
• 2–3 odpovědi ANO:
  Možná je čas se nad tím zamyslet – záleží na konkrétních potřebách a lidech ve firmě.
  → Zvažte konzultaci nebo srovnání s jinými formami zastupování.
• 0–1 odpověď ANO:
  Prokura pro vás pravděpodobně není aktuálně potřeba.
  → Pokud vás téma zajímá, můžete se k němu vrátit později.

_____

Za Právní design pro vás sepsala advokátka JUDr. Monika Bakešová